Una guía de uso para Catalis

Autor: Claudia E. Boeris

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Catalis es una aplicación web que permite administrar bases de datos CDS/ISIS con registros bibliográficos en formato MARC 21 y aplicar las reglas de catalogación AACR2.

Esta herramienta nació alrededor del año 2002 cuando se realizaban tareas de informatización en la Biblioteca del Instituto de Matemática de Bahía Blanca¹⁾. El trabajo cotidiano demostró que crear o modificar registros MARC 21 con el software Winisis no era lo más adecuado, y que era necesario contar con una herramienta de catalogación específicamente orientada a este formato, para poder así agilizar el trabajo.

Desde un principio se pensó en desarrollar un software que pudiera ejecutarse en un entorno web, hecho que lo independizaría de un sistema operativo en particular, y facilitaría el trabajo en red.

Hacia fines de 2003 Catalis estuvo en condiciones de ser utilizado para el trabajo real con registros MARC en bibliotecas de la Universidad Nacional del Sur, y en 2004 se lo puso a consideración de todos aquellos interesados en la catalogación y/o en el desarrollo de software para bibliotecas, a través de un sitio web que incluye un demo online. En 2005 se publicó la versión 2005.06.09.

Antes de comenzar a trabajar con Catalis es necesario que respondamos algunas preguntas:

• ¿Qué es MARC 21?
• ¿Qué significa catalogar con AACR2 y MARC 21?
• ¿Qué hacemos cuando aplicamos MARC 21?

MARC 21 es un conjunto de normas que sirven para representar e intercambiar información bibliográfica. Las Reglas de Catalogación Angloamericanas, 2da. edición (AACR2) son una de las normas que determinan cómo debe generarse esa información.

Cuando aplicamos MARC 21 estamos marcando o etiquetando los datos de un registro bibliográfico con una serie de símbolos, letras y números que permiten identificarlos para que una computadora pueda interpretarlos correctamente. A este procedimiento se lo denomina designación de contenidos.

Si decimos que catalogamos con AACR2 y MARC 21 significa que nuestros registros se ajustan a estos estándares.

Repasemos ahora cómo se compone un registro MARC 21.

La norma americana ANSI Z39.2 (Bibliographic Information Interchange) y la norma internacional ISO 2709 (Format for Information Interchange) establecen las especificaciones para el intercambio de información bibliográfica. Según estas normativas un registro MARC posee la siguiente estructura:

• Cabecera (en inglés, leader)
• Directorio
• Campos variables

En esta figura puede verse un registro MARC para importación:

y en ésta otra, el mismo registro MARC con sus etiquetas:

Para identificar los elementos de información dentro de un registro MARC se utilizan una serie de códigos numéricos o alfabéticos: las etiquetas, los indicadores y los códigos de subcampo.

Etiquetas: tres caracteres numéricos que identifican un campo.

Indicadores: son los primeros dos caracteres de un campo, y sirven para interpretar o dar información sobre las características de los datos presentes en el campo.

Subcampos: cada tipo de dato dentro de un campo.

Códigos de subcampo y delimitadores: cada uno de los subcampos está precedido por un código de subcampo que consta de un carácter, que puede ser una letra minúscula o un dígito, y un delimitador que varía de acuerdo al software utilizado o a las definiciones del sistema. Este es un ejemplo:

     245 00 $a Wedding classics : $b for flute and organ / $c arranged by Lani Smith.
      ^  ^^  ^                    ^^                        ^
      |  ||  |                    ||                        |
Etiqueta ||  código de subcampo   |código de subcampo       código de subcampo
         ||                       |
         |2do indicador           delimitador de subcampo
         |
         1er indicador

La cabecera tiene una longitud fija de 24 bytes o caracteres, y allí se almacena información codificada sobre el registro.

En el directorio se almacena información sobre los campos presentes en el registro y es generado en forma automática por el sistema.

El directorio tiene una longitud de 12 caracteres por cada campo del registro. En los primeros tres caracteres se almacena la información referida a la etiqueta del campo, los siguientes cuatro almacenan información sobre la longitud del campo y los cinco que siguen, la posición de arranque de cada campo.

Los datos en un registro MARC están organizados en campos variables que se identifican mediante una etiqueta numérica de tres dígitos. Cada campo variable y cada registro terminan con un carácter separador de campo y de registro respectivamente.

Hay dos tipos de campos variables: campos de control y campos de datos.

Los campos de control se identifican con las etiquetas 001 al 009. Sirven para que la máquina pueda leer números de control y códigos. No poseen indicadores ni códigos de subcampo. Pueden contener un único dato o una serie de códigos que se identifican por su posición relativa dentro del campo.

Son campos de control el 001 (Número de control), el 005 (Fecha y hora de la última transacción), el 006 (información general sobre características adicionales del material), el 007 (información general sobre la descripción física) y el 008 (información sobre los datos del registro).

Los campos de datos contienen la información que habitualmente puede verse en un asiento catalográfico, es decir la parte del registro que pueden interpretar los seres humanos. Su longitud es variable de acuerdo al contenido que deba incluirse dentro de cada campo.

Los campos de datos se agrupan en bloques según el primer dígito de la etiqueta, y que en general indican la función de los datos dentro del registro.

• 0XX Números, información y códigos de control
• 1XX Entrada principal
• 2XX Títulos, edición, publicación
• 3XX Descripción física, etc.
• 4XX Mención de serie
• 5XX Notas
• 6XX Entradas secundarias de materia
• 7XX Entradas secundarias
• 8XX Entradas secundarias de serie

El resto de la etiqueta identifica el tipo de información dentro del campo:

• X00 Nombres de persona
• X10 Nombres de entidad
• X11 Nombres de reunión
• X30 Títulos uniformes
• X40 Títulos bibliográficos ⇐ ??
• X50 Materias ⇐ ??
• X51 Nombres geográficos
• X55 Términos de género/forma ⇐ ??

Revisar los marcados con “??”

Los campos de datos, a diferencia de los campos de control, poseen indicadores y códigos de subcampo.

Para cada campo hay definidos dos indicadores que se representan mediante un dígito (de 0 a 9), y que dan instrucciones a la computadora sobre cómo procesar los datos que están en el campo. Cuando no se haya definido un indicador la posición que le corresponda quedará con un espacio en blanco y se representará mediante el signo “#”.

Por ejemplo en el campo 245 el primer indicador puede ser 1 ó 0 según se requiera una entrada secundaria de título o no, y el segundo indicador será un dígito de 0 a 9 según la cantidad de caracteres que haya que descartar para alfabetizar el título. En este ejemplo,

13 $a El aleph

el segundo indicador con valor '3' indica que el título debe ser ordenado alfabéticamente ignorando los primeros 3 caracteres (“El ”).

Los códigos de subcampos se utilizan para identificar elementos particulares dentro de cada campo y están formados por un delimitador —que en la mayoría de los sistemas se muestra como $— y por un identificador, representado por una letra o un dígito.

El formato MARC 21 prevé el uso de las etiquetas 9xx para campos locales, no definidos por el formato. El uso que se les dé dependerá de convenciones adoptadas por las instituciones que apliquen el formato, o por el software utilizado.

Conjuntamente con el formato MARC 21 Catalis permite aplicar las reglas de catalogación AACR2.

Como puede advertirse, la mayor parte de los campos de datos de MARC 21 reflejan las diferentes áreas prescriptas por AACR2.

En la siguiente tabla pueden verse los datos que corresponden a un registro bibliográfico. Se muestran las áreas AACR2 y sus correspondientes etiquetas de campos, indicadores y códigos de subcampos MARC.

En la sección anterior realizamos una pequeña introducción al formato MARC 21 repasando su estructura, y definimos a Catalis como una aplicación web que permite administrar bases de datos CDS/ISIS y crear registros en formato MARC 21. Ahora vamos a describir en forma general las distintas pantallas con las que trabajaremos en Catalis.

La pantalla de inicio incluye cuatro enlaces desde donde se puede acceder al software, a información en línea y a la lista de discusión.

Para comenzar a trabajar con Catalis es necesario poseer un nombre de usuario y una contraseña.

La información de cada uno de los usuarios del sistema se almacena en una base de datos, donde además se asigna un permiso de acceso a cada base bibliográfica, que puede tomar uno de estos tres valores:

• 1: sólo lectura (no puede crear, modificar ni borrar registros)
• 2: creación de registros, y modificación/borrado de los registros creados por ese usuario
• 3: creación, modificación y borrado de cualquier registro

Cuando iniciamos la sesión de trabajo Catalis nos presenta una pantalla dividida en dos áreas. A la derecha encontramos un panel donde se visualizan los registros y a la izquierda un panel de búsquedas.

En el área superior del panel derecho se despliegan los registros que pueden ser visualizados como una lista en formato reducido . En el área inferior del panel derecho se visualizan los registros que fueron seleccionados en el área superior en formato AACR2, MARC o etiquetado. Desde aquí es posible editar el registro seleccionado.

En esta pantalla encontramos dos botones de edición, uno denominado Editar y otro denominado Edición. La diferencia entre los dos botones es que el inferior (Editar) edita el registro seleccionado en la lista mientras que el botón superior (Edición) nos regresa a la pantalla de edición, donde se encuentra el registro que ya estábamos editando.

Si presionamos el botón con el número de registro que se encuentra a la izquierda de cada registro de la lista, Catalis nos permitirá editar ese registro, eventualmente desplazando al registro que hubiese en ese momento en el formulario de edición.

En el panel izquierdo de la pantalla encontramos las opciones de búsqueda y los botones para crear e importar nuevos registros, como también información sobre la base de datos activa (nombre, cantidad y procedencia de los registros). En el extremo inferior de este panel hay un botón que al presionarlo, nos muestra los últimos diez registros ingresados en la base.

Es posible realizar búsquedas por palabra clave, por mfn (número de registro en el archivo maestro de la base) y por condición booleana (tambíen conocida en CDS/ISIS como búsqueda por texto libre). Una de las solapas en el panel de búsquedas nos muestra el índice, desde donde podemos recorrer el listado alfabético de términos del archivo invertido.

La pantalla de edición también está dividida en dos paneles. En el panel izquierdo tenemos el formulario para editar los campos de datos, mientras que en el derecho encontramos los datos de la cabecera y los campos de control.

En la parte inferior del panel derecho encontramos además un botón para el registro de existencias, un botón para realizar anotaciones del catalogador y un enlace a la documentación de Library of Congress y OCLC sobre el formato MARC 21.

El formulario de ingreso de datos posee, de izquierda a derecha, etiqueta del campo, indicadores, identificador de subcampo, nombre de la etiqueta del campo y área de carga de datos.

La barra de herramientas del panel de edición contiene los controles para trabajar sobre ambos formularios:

De izquierda a derecha, estas son las funcionalidades que encontramos en dicha barra: crear/importar registros, ocultar o mostrar los nombres de las etiquetas de los campos, visualizar —en varios estilos— el registro que se está editando, grabar el registro, acceder al modo de edición avanzada, exportar el registro, borrarlo, añadir campos y subcampos al registro, recorrer un rango de registros, y regresar a la pantalla de búsquedas.

En ambas pantallas de Catalis vemos una barra superior, que muestra cuál es la versión de Catalis que estamos utilizando, permite seleccionar la base bibliográfica con la que queremos trabajar, muestra el usuario con el que hemos ingresado a Catalis, y permite poner fin a la sesión de trabajo:

En el ángulo superior izquierdo de las pantallas de Catalis encontramos el botón Nuevo que nos permite crear un nuevo registro desde una plantilla, o duplicar el actual.

Al seleccionar Crear registro usando plantilla se depliega un cuadro de diálogo que nos crea el formulario de acuerdo al tipo de material seleccionado.

Si marcamos la opción Ingreso de datos desde un asiento AACR2 podremos copiar un registro en formato AACR2 en el cuadro en blanco y Catalis transformará las áreas en campos MARC. Esos datos deberán ser corregidos pues hay elementos que no se asignan en forma automática.

Al duplicar un registro, Catalis nos informa que el registro ha sido duplicado y que será almacenado al grabarlo. Esta opción es muy útil cuando necesitamos ingresar los mismos datos en varios registros, pues agiliza la tarea de carga.

Catalis permite importar o exportar, desde la interfaz gráfica, sólo un registro por vez. Junto al botón Nuevo hay otro con el texto Imp, que permite realizar la importación.

El registro a importar debe estar en formato ISO 2709. Se debe copiar el texto del registro y pegarlo en el cuadro en blanco, aceptar y el registro estará listo para completar y/o modificar de acuerdo a los requerimientos locales. Ambas operaciones pueden realizarse tanto desde la pantalla de edición como desde la pantalla de búsquedas.

Cuando importamos un registro pre-AACR2, Catalis realiza automáticamente varias de las correcciones necesarias, tales como la modificación en la puntuación prescripta para algunos campos. No obstante se recomienda revisar cuidadosamente el registro importado, ya que algunas correcciones requieren intervención manual.

Mostrar algún ejemplo de pre-AACR2.

La exportación de registros se realiza mediante el botón Ex presente en la pantalla de edición. Catalis desplegará el texto del registro ISO 2709 en un navegador web, y se lo podrá copiar y trasladar a cualquier sistema que admita registros en ese formato.

Para cada campo de datos, encontramos estos cinco elementos, de izquierda a derecha (para ilustrar usamos como ejemplo el primer subcampo del campo 245 de la imagen de abajo):

• Etiqueta del campo (245)
• Indicadores (04)
• Lista de subcampos, cada uno de los cuales contiene:
  • Identificador de subcampo (a)
  • Denominación, o etiqueta, del subcampo (Título)
  • El valor del subcampo, que es el área donde podemos escribir (The fourth women's budget /)

Cuando creamos un registro, el cursor se ubica en el primer subcampo del formulario, que típicamente es el 245 $a (título). Para avanzar por el formulario usando el teclado basta con presionar las teclas Enter o Tab, y para retroceder, la combinación de Shift+Enter o Shift+Tab.

Es posible duplicar campos y subcampos a través del menú que se despliega cliqueando con el mouse sobre la etiqueta del campo, el identificador de subcampo o la etiqueta del campo. La posibilidad de duplicar campos o subcampos está relacionada con su repetibilidad. Si un campo o subcampo no es repetible, la opción no estará habilitada por el sistema.

Esos mismos menúes ofrecen también la posibilidad de eliminar campos y subcampos.

El orden de los campos y subcampos puede modificarse, de acuerdo a la aplicación de las reglas de catalogación. Por ejemplo, para respetar el orden que las AACR2 prescriben para las diferentes notas (campos 5XX en MARC) Catalis permite “subir” o “bajar” campos y subcampos dentro del formulario, también mediante el menú mencionado anteriormente:

Para incluir nuevos campos y subcampos en el formulario puede utilizarse el menú mencionado en los puntos anteriores, o los botones C (campo) o S (subcampo) que aparecen en la barra de herramientas. En cada caso se abre una ventana que presenta una lista de campos o subcampos.

En este cuadro de diálogo encontramos la lista de grupos de campos MARC en el lado izquierdo, y en el derecho el detalle de los campos que integran ese grupo. Al marcar el campo deseado y aceptar, Catalis lo incluye en el formulario.

Otra opción para incluir un campo es la de escribir el número de campo deseado en la casilla que aparece en el margen superior de la ventana. Este mismo procedimiento puede lograrse desde la barra de herramientas.

Para incluir un subcampo es necesario situarse en el campo dentro del cual deseamos trabajar y selecionarlo de la lista que se presenta en el cuadro de diálogo. El subcampo que ya ha sido incluido y no es repetible, no estará habilitado y aparecerá en color gris.

Catalis posee una herramienta para editar registros en modo “experto”. Esto significa que podemos acceder al registro y modificar los campos de datos sin utilizar el formulario.

Al clickear en el botón Av de la barra de herramientas se despliega un cuadro de diálogo en modo texto que nos permite trabajar directamente sobre el registro.

Esta modalidad posee las ventajas de agilizar ciertos aspectos de la carga pero también aumenta el riesgo de introducir errores no deseados. Nótese que en este caso el delimitador de subcampo es el carácter ^ (utilizado internamente por CDS/ISIS) y no el carácter $ que se muestra en la interfaz de Catalis.

Catalis permite modificar los indicadores en cada campo. Al presionar sobre el indicador se despliega un cuadro de diálogo donde se podrán realizar los cambios de acuerdo al registro que se está catalogando. Esta posibilidad tiene la ventaja de ser un ayuda memoria para el uso de los indicadores.

Es importante mencionar que al crear un nuevo registro los indicadores ya están incluidos en el formulario por defecto, por lo cual es recomendable revisarlos para evitar errores.

Catalis agrega la puntuación ISBD en forma automática cuando se completa la información correspondiente a un campo y subcampo, y se pasa al campo o subcampo siguiente. La aplicación de la puntuación es opcional, Catalis puede configurarse para que no sea incluida.

En los campos en los que se deban ingresar códigos o determinados valores, como por ejemplo los datos que corresponden a las distintas posiciones en el campo 008 o en el leader, se han definido cuadros de diálogo que permiten seleccionar de una lista la opción deseada. Esto asegura que el código o valor sea ingresado en la forma correcta, evitando de esta forma los comunes errores de tipeado y agilizando la carga.

En el panel derecho de la pantalla de edición se pueden modificar los datos del leader y del campo 008 de acuerdo a las características del material catalogado. En cada caso Catalis despliega un cuadro de diálogo desde donde es posible seleccionar la opción que correponde.

Aquí vemos que se ha seleccionado el idioma inglés en el campo 008 y el nivel completo para la posición 17 del leader.

Catalis ofrece una ventana auxiliar para administrar las existencias, puesto que se trata de datos que se utilizan a nivel local y es importante que no aparezcan mezclados con la información catalográfica.

En esta plantilla se podrá registrar el número de inventario, la signatura topográfica, la disponibilidad para el préstamo, notas públicas o privadas aplicables a un ejemplar en particular, información administrativa, y otros datos considerado de interés para la institución.

Catalis incluye una herramienta para hacer anotaciones sobre la catalogación de un registro en particular. Mientras se cataloga un documento frecuentemente surgen dudas o se toman decisiones que es necesario registrar en algún lugar, y Catalis permite que esas anotaciones queden almacenadas en un campo local del propio registro.

La ventana de anotaciones cuenta con cuatro áreas, destinadas a anotaciones sobre la descripción, los puntos de acceso, el análisis de contenido y otros datos que sean necesarios.

Estas anotaciones pueden recuperarse en una búsqueda mediante el índice, utilizando el prefijo -ANOTACION.

Los registros en los cuales hayamos dejado alguna nota tendrán su número coloreado de amarillo en la lista de registros de la pantalla de búsquedas.

Catalis provee un acceso rápido a la documentación disponible en la Library of Congress sobre el formato MARC 21 — específicamente, al MARC 21 Concise Format for Bibliographic Data. Cada campo se encuentra enlazado con la información correspondiente.

También se puede acceder a esta documentación desde el extremo inferior en panel derecho en la ventana de búsquedas.

• Byrne, Deborah J. Manual de MARC: cómo interpretar y usar registros MARC. Traducido y adaptado de la 2a ed. en inglés. Buenos Aires : Grebyd. 2001. 270 p.

• Furrie, Betty. Conociendo MARC Bibliográfico: catalogación legible por máquina. Traducción de Ageo García Barbabosa. http://www.loc.gov/marc/umbspa

• Reglas de Catalogación Angloamericanas. Preparadas bajo la dirección del Joint Steering Committee for Revision of AACR … [et al]. 2a ed., rev. 2002, act. 2003. Bogotá : Rojas Eberhard Editores, 2004.

• Sitio web del Formato MARC http://loc.gov/marc

• Sitio web de Catalis http://catalis.uns.edu.ar